مشاوره سازمان‌ها و نهادهای دولتی و عمومی
مطالعات راهبردی
مطالعات راهبردی در سطح مدیریت ارشد سازمان‌ها و نهادها و به طور معمول در قالب برنامه راهبردی یا برنامه استراتژیک انجام می‌شود. برنامه راهبردی با تدوین چشمانداز و راهبردهای کلان، نقشه‌ای کامل برای حرکت و رسیدن به وضع مطلوب را نشان میدهد. برنامه راهبردی با تدوین چشمانداز و راهبردهای کلان، نقشه‌ای کامل برای حرکت و رسیدن به وضع مطلوب را نشان میدهد. به عبارتی این سند، نقشه راهی است که نشان میدهد شرکت یا سازمان باید چه مسیری را طی کند تا به اهداف بلندمدت خود برسد. این سند می‌تواند از یک صفحه تا یک کتابچه جامع باشد، که اندازه و حجم آن به بزرگی سازمان و پیچیدگی‌های محیطی آن بستگی دارد. فرآیند توسعه یک برنامه استراتژیک به مدیر و تیمش کمک می‌کند تا در هر لحظه بتوانند مسیر خود را بسنجند. اینکه کجا بوده‌اند؟ کجا می‌خواهند بروند؟ و چگونه می‌خواهند بروند؟
برای تدوین برنامه راهبردی نیاز به مدل و روش‌شناسی مشخص و استانداردی است که این مدل بسته به اندازه و نوع کسب و کار سازمان‌ها می‌تواند متفاوت باشد. اما علی رغم تفاوت‌ها و مغایرت‌هایی که در مدل‌های مختلف برنامه‌ریزی استراتژیک وجود دارد، مولفه‌های کلی برنامه‌ریزی استراتژیک کمابیش مشابه است که در ادامه به صورت مختصر بیان شده است:
چشمانداز (Vision) :
• چشمانداز، تصویر مطلوب سازمان در آینده است. به‌عبارت دیگر بیانیه چشمانداز تعیین آینده سازمان ازنظر محصولات، بازار و ذینفعان می‌پردازد. چشمانداز می‌تواند به‌صورت یک هدف کمی و مشخص باشد و یا به‌صورت یک عبارت کلی که صرفاً تصویری از آینده درازمدت ارائه کند.
مأموریت (Mission) :
• مأموریت بیان‌کننده فلسفه وجودی و ماهیت سازمان است. در بیانیه مأموریت به تعیین محدوده عملیات سازمان شامل نوع خدمات، ذینفعان و محل‌های جغرافیایی پرداخته می‌شود. به‌عبارت‌دیگر بیانیه مأموریت به این سؤال پاسخ میدهد که ماهیت سازمان چیست و چه‌کاری انجام میدهد؟
اهداف :
به طور کلی مراد از هدف همان مفهومی است که در بیان واژه goal بیان شد. در ادبیات مدیریت رایج است که اهداف باید SMART باشند که از حروف اول پنج کلمه Specific (مشخص)، Measurable (قابل‌اندازه‌گیری)، Attainable (قابل‌دستیابی)، Realistic (واقع‌گرایانه) و Timely (دارای افق زمانی) است.
راهبرد :
• راهبرد معادلی است که برای واژه راهبرد (strategy) ساخته‌شده است. برای تعریف راهبرد، لازم است که ابتدا ویژگی‌های آن شناسایی شود. راسل ای کاف، از دانشمندان بسیار معتبر علوم سیستم و مدیریت، ویژگی‌های راهبرد را این‌چنین برشمرده است:
1- به دور از جزییات
2- سراسر سازمانی
3- به دور از اجرا
با جمع‌بندی تعاریف مختلف می‌توان به یک تعریف عملی و ملموس از راهبرد رسید. بر این اساس می‌توان راهبرد را این‌گونه تعریف نمود:
“راهبرد عبارت است از قاعده کلان تصمیم‌گیری در گستره سازمان و در سراسر افق برنامه.”
معماری سازمانی
طرح جامع فناوری اطلاعات (IT Master Plan)
در سطح جهان، محدودیت منابع، انتظار عمومی، افزایش حجم اطلاعات، الزامات قانونی به همراه رشد و پیشرفت فناوری، سازمان‌ها را ملزم به استفاده از فناوری‌های نو نموده است. بررسی‌های انجام شده در سایر کشورها و نیز سازمان‌های موفق نشان میدهد که استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات، مزایایی نظیر کاهش هزینه‌ها، افزایش سرعت، بهبود دقت، افزایش کیفیت و در نهایت افزایش امنیت اطلاعاتی را به دنبال داشته است.
توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) عامل بنیادین در سازمان‌های توسعه یافته به شمار می‌آید. این عامل در کنار مواد خام، سرمایه، نیروی انسانی و مدیریت، پنجمین عامل لازم برای تولید است و کاستی آن مانع ارزش افزوده در سازمان می‌شود. از اینرو لازم است مدیران با بهره‌گیری درست و ارزش افزا از آن راه را برای دستاوردهای برتر برای سازمان هموار کنند. برای دستیابی به این مزایا، لازم است برنامه‌ریزی دوراندیشانه و واقع‌بینانه انجام شود. این اهداف در برنامه بلندمدتی گنجانده می‌شود که “طرح توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات” نام دارد.
رویکرد غالب برای تدوین طرح جامع فناوری اطلاعات، معماری فناوری اطلاعات در سازمان یا به اختصار “معماری سازمانی” است.
معماری سازمانی از سال 2003 عمده‌‍ترین موضوعِ مورد توجه مدیران عالی و مدیران ارشد فناوری اطلاعات در شرکت ها بوده‌است. “معماری سازمانی” بر اکثر عوامل سازمان و ارتباط آنها با یکدیگر اثر می گذارد.، “معماری سازمانی” موجب افزایش انعطاف پذیری فناوری اطلاعات و اطلاعات در سازمان می‌شود.
به طور کلی تدوین برنامه جامع فناوری اطلاعات شامل مراحل زیر است:
• بررسی وضعیت موجود فناوری اطلاعات
• مرور کسب و کار و خدمات سازمان
• تدوین سند چشمانداز توسعه فناوری اطلاعات
• تدوین سند معماری فناوری
• تدوین سند معماری سیستم‌های کاربردی
• طراحی وضعیت مطلوب زیرساخت خدمات الکترونیک
در تصویر زیر اجزای معماری سازمانی به تصویر کشیده شده است:
بهبود فرآیندهای کسب و کار
در مطالعات مربوط به بهبود فرآیندهای کسب و کار، از رویکرد سیستمی استفاده می‌شود. با استفاده از این رویکرد، موضوعات پیچیده، راحت‌تر شناخته، سامان‌دهی و منظم می‌شوند. رویکرد سیستمی در تلاش است تا بین زیر موضوع‌های یک موضوع کلان ارتباط روشنی فراهم کند.
رویکرد سیستمی دارای ابعاد مختلفی است که عبارت است از:
1. رویکرد فرآیندی :
رویکرد فرآیندی یا فرآیند گرا به نظام مورد مطالعه به عنوان مجموعه‌ای از ورودی‌ها (نیازها)، پردازش‌ها (فرآیندها) و خروجی‌ها می‌نگرد.
علاوه بر این سه مورد، نظارت و کنترل نیز در نظر گرفته می‌شود. از مزیت‌های این رویکرد ایجاد توالی منطقی برای فرآیندها است. این توالی بر اساس ضرورت پیش‌نیازی اعم از وجودی، فرآیندی و اطلاعاتی عمل می‌کند. علاوه بر این رویکرد فرآیندی به تقدم و روابط پیش‌نیازی توجه ویژه دارد. مزیت بزرگ رویکرد فرآیندی، امکان نمایش ورودی‌ها، پردازش‌ها، خروجیی‌ها، پشتیبانی، نظارت و کنترل به صورت نموداری است. در رویکرد فرآیندی مطالعه حاضر، فرآیند اصلی در مرکز و فرآیندهای فرعی آن را در بر می‌گیرند. فرآیند اصلی به آن دسته از فرآیندها اطلاق می‌شود که بدون آنها ضرورت وجودی فرآیندهای فرعی منتفی می‌شود.
2. رویکرد سلسله مراتبی :
هرچه میزان داده‌ها در یک موضوع زیاد شود امکان شناخت، اصلاح و بازطراحی آن موضوع سختتر است و ازدیاد داده‌ها موجب پیچیدگی می‌شود. در موضـوع‌های پیچیده و بزرگ از رویکرد سلسله‌مراتبی استفاده می‌شود. در واقع به کمک سلسله مراتب می‌توان میزان ورود در جزییات را مهار کرد. برای این منظور ابتدا میزان جزییات لازم برای شناخت کلان استخراج می‌شود. سپس بر حسب نیاز، میزان جزییات افزوده می‌شود. تفاوت میزان جزییات به کمک سطح‌مندی قابل نمایش است. لازم است توجه شود که رویکرد سلسله مراتبی را می‌توان در نمودارهای فرآیندی مختلف مانند کنترل کلاسیک، سیستم‌های ساختارمند و نمودارهای جریان دیگر به کار برد
3. رویکرد اندرکنشی :
اندرکنش یا تعامل واژه‌ای است که برای نشان دادن رابطه دو سویه، تأثیر و تأثر و کنش و واکنش بین عوامل دخیل در یک موضوع به کار می‌رود. در این رویکرد به ارتباطات عوامل مختلف دخیل در موضوع و نحوه آن پرداخته می‌شود.
بهبود فرآیندهای یک سازمان یا یک کسب و کار، نقش بزرگی در نحوه ارائه خدمات نوآورانه ایفا می‌کند، به نحوی که رضایتمندی کامل ارباب رجوع را به همراه خواهد داشت. مهم‌ترین اهدافی که در بهبود فرآیندها مدنظر قرار می‌گیرد به شرح زیر است:
• همراستایی فرآیندها با اهداف و راهبردهای سازمانی
• بهبود سطح کیفیت خدمات قابل ارائه
• ارتقاء عملکرد سازمانی و بهبود کارایی
توسعه سیستم ها و روش ها
خدمات اصلی که در حوزه توسعه سیستم‌ها و روش‌ها ارائه می‌شود به شرح زیر است:
• طراحی نظام‌های مدیریتی، راهبری و نظارتی به همراه تعریف ساختار و شرح وظایف
• طرح‌های مطالعاتی در خصوص موضوعات جدیدی که پیش‌روی سازمان‌ها قرار می‌گیرد
• تهیه و گردآوری مطالب علمی جهت ارائه به مدیران
• تدوین آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و شیوه‌نامه‌ها
• طراحی و تدوین فرم‌های استاندارد و کنترل مدارک و مستندات
• پایش و اندازه‌گیری
• تحلیل داده‌ها
• …
به طور کلی در حوزه توسعه سیستم‌ها و روش‌ها انواع مشاوره در خصوص نحوه مواجهه با موضوعات جدید یا مشکلات پیش‌آمده در سازمان ارائه می‌شود.
ساختار و تشکیلات سازمانی
در بسیاری از سازمان‌ها نمودار سازمانی ترسیم می‌شود و ارتباط بین واحدها و پست‌های سازمانی در آن مشخص و مدون می‌گردد. از این میان تعداد سازمان‌هایی که بصورت اقتضاء و براساس فرهنگ و فرآیندهای کاری خود اقدام به تولید و تعریف این نمودار و ساختار کرده باشند، زیاد نیست. بسیاری از آنها یا بصورت سوری اقدام به ترسیم این نمودار می‌کنند و برخی از آنان نیز که واحدها و ارتباط بین آنها را مشخص کرده‌اند
عمدتاً دچار مسائل و مشکلات بسیاری هستند. اصطحکاک و مقاومت بین واحدها، بوروکراسی بیدلیل اداری، سازمان‌های عمودی و … نمونه‌هایی از حالت دوّم هستند. و برای جلوگیری از اصطکاک و مقاومت غیر طبیعی در سطوح مختلف سازمان می‌بایست، در طراحی ساختار یک سازمان موضوعات مختلفی را مد نظر قرارداد.
در این میان سازمان‌هایی هستند که به خاطر تغییرات مختلف محیطی و درونی نیاز به باز طراحی ساختار سازمانی دارند. بازطراحی ساختار مسئله مهمی است که در آن روابط قدرت، رویه‌های تخصیص منابع، سطوح نظارت و گزارش‌دهی و مسیرهای ارتباطی دستخوش تغییر و تحول می‌شود و این تغییرات همواره با مقاومت از سوی برخی از کارکنان روبه‌رو می‌شود.
اهم فعالیت هایی که در مهندسی ساختار سازمانی انجام می‌شود به شرح زیر است:
• مرور کسب و کار و بررسی خدمات و فعالیت‌های سازمان
• بررسی ساختار سازمانی موجود یا ساختار غیر رسمی سازمان
• بررسی ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی
• بررسی ذینفعان و مخاطبان هر یک از خدمات
• تهیه ماتریس‌های مورد نیاز برای بررسی مسئولیت‌های افراد
• طراحی ساختار کلان
• تدوین چارت های تفصیلی
• تدوین قوانین و مقررات جدید
• تعیین روابط گزارش گیری و گزارش دهی
• تعیین نوع شاغل
• تعیین درجه اهمیت شاغل (حیاتی – کلیدی – محوری – لازم)
• تعیین محل استقرار مشاغل و تعیین وضعیت اشتغال
• تعیین گرید شغلی همه مشاغل
• تعیین شرایط احراز و شرح وظایف مشاغل (رشته تحصیلی– حداقل تحصیلات لازم– حداقل تجربه لازم– حداقل گرید شخصی مورد نیاز شغل)
• …