حین گردش مدارک بین مدیر، کارشناس، سرگروه و متصدی دبیرخانه‌ی پی داد، سابقه‌ی کلیه‌ی کاربرانی که روی مدرک اقدام کرده‌اند، شامل نام کاربر، زمان تغییر وضعیت و جزئیات تغییر وضعیت ایجاد شده (شامل وضعیت قدیم و جدید) نگهداری می‌شود. از این رو کلیه‌ی کاربران سامانه پی داد باید نسبت تعیین رمز‌های کاربری امن و عدم افشای رمز کاربری، دقت لازم را داشته باشند؛ زیرا نسبت به سوابقی که با نام کاربری آن‌ها روی مدارک موجود در سامانه ایجاد شده، مسئول خواهند بود.

در مطالعات مربوط به بهبود فرآیندهای کسب و کار‏، از رویکرد سیستمی استفاده می‌شود. با استفاده از این رویکرد، موضوعات پیچیده، راحت‌تر شناخته، سامان‌دهی و منظم می‌شوند. رویکرد سیستمی در تلاش است تا بین زیر موضوع‌های یک موضوع کلان ارتباط روشنی فراهم کند.
رویکرد سیستمی دارای ابعاد مختلفی است که عبارت است از:

۱. رویکرد فرآیندی :

رویکرد فرآیندی یا فرآیند گرا به‌ نظام مورد مطالعه به عنوان مجموعه‌ای از ورودی‌ها (نیازها)، پردازش‌ها (فرآیندها) و خروجی‌ها می‌نگرد.
علاوه‌ بر این سه مورد، نظارت و کنترل نیز در نظر گرفته می‌شود. از مزیت‌های این رویکرد ایجاد توالی منطقی برای فرآیندها است. این توالی بر اساس ضرورت پیش‌نیازی اعم از وجودی، فرآیندی و اطلاعاتی عمل می‌کند. علاوه بر این رویکرد فرآیندی به تقدم و روابط پیش‌نیازی توجه ویژه دارد. مزیت بزرگ رویکرد فرآیندی، امکان نمایش ورودی‌ها، پردازش‌ها، خروجیی‌ها، پشتیبانی، نظارت و کنترل به صورت نموداری است. در رویکرد فرآیندی مطالعه حاضر، فرآیند اصلی در مرکز و فرآیندهای فرعی آن‌ را در بر می‌گیرند. فرآیند اصلی به آن دسته از فرآیندها اطلاق می‌شود که بدون آن‌ها ضرورت وجودی فرآیندهای فرعی منتفی می‌شود.

۲. رویکرد سلسله‌ مراتبی :

هرچه میزان داده‌ها در یک موضوع زیاد شود امکان شناخت، اصلاح و بازطراحی آن موضوع سخت‏تر است و ازدیاد داده‌ها موجب پیچیدگی می‌شود. در موضـوع‌های پیچیده و بزرگ از رویکرد سلسله‌مراتبی استفاده می‌شود. در واقع به کمک سلسله‌ مراتب می‌توان میزان ورود در جزییات را مهار کرد. برای این منظور ابتدا میزان جزییات لازم برای شناخت کلان استخراج می‌شود. سپس بر حسب نیاز‏، میزان جزییات افزوده‌ می‌شود. تفاوت میزان جزییات به کمک سطح‌مندی قابل‌ نمایش است. لازم است توجه شود که رویکرد سلسله‌ مراتبی را می‌توان در نمودارهای فرآیندی مختلف مانند کنترل کلاسیک، سیستم‌های ساختارمند و نمودارهای جریان دیگر به کار برد

۳. رویکرد اندرکنشی :
اندرکنش یا تعامل واژه‌ای است که برای نشان دادن رابطه دو سویه، تأثیر و تأثر و کنش و واکنش بین عوامل دخیل در یک موضوع به کار می‌رود. در این رویکرد به ارتباطات عوامل مختلف دخیل در موضوع و نحوه آن پرداخته می‌شود.

بهبود فرآیندهای یک سازمان یا یک کسب و کار، نقش بزرگی در نحوه ارائه خدمات نوآورانه ایفا می‌کند، به نحوی که رضایتمندی کامل ارباب رجوع را به همراه خواهد داشت. مهم‌ترین اهدافی که در بهبود فرآیندها مدنظر قرار می‌گیرد به شرح زیر است:
• همراستایی فرآیندها با اهداف و راهبردهای سازمانی
• بهبود سطح کیفیت خدمات قابل ارائه
• ارتقاء عملکرد سازمانی و بهبود کارایی

توسعه سیستم ها و روش ها

خدمات اصلی که در حوزه توسعه سیستم‌ها و روش‌ها ارائه می‌شود به شرح زیر است:
• طراحی نظام‌های مدیریتی، راهبری و نظارتی به همراه تعریف ساختار و شرح وظایف
• طرح‌های مطالعاتی در خصوص موضوعات جدیدی که پیش‌روی سازمان‌ها قرار می‌گیرد
• تهیه و گردآوری مطالب علمی جهت ارائه به مدیران
• تدوین آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و شیوه‌نامه‌ها
• طراحی و تدوین فرم‌های استاندارد و کنترل مدارک و مستندات
• پایش و اندازه‌گیری
• تحلیل داده‌ها
• …
به طور کلی در حوزه توسعه سیستم‌ها و روش‌ها انواع مشاوره در خصوص نحوه مواجهه با موضوعات جدید یا مشکلات پیش‌آمده در سازمان ارائه می‌شود.

ساختار و تشکیلات سازمانی​
در سطوح مختلف سازمان، افرادی که عهده‌دار مسئولیت و وظایف تعریف‌شده‌ای هستند، می‌بایست جایگاه مشخصی داشته باشند و نحوه ارتباطشان با سایر افراد سازمان معین باشد. به این کار سازماندهی نیز گفته می‌شود. یک مدیر می‌بایست با شناخت درست از فضا و فرهنگ سازمان، منابع انسانی آن سازمان را به درستی سازماندهی نماید تا افراد به سمت اهداف آن سازمان حرکت نمایند. تمامی سازمان‌ها صرف‌نظر از اندازه‌شان با چالش‌ فشارهای ناشی از تحولات اقتصادی، شرایط پویای بازار و ترجیحات متغیر مشتریان و همچنین نوآوری‎های نوظهور در حوزه فناوری‌های دیجیتال روبه‌رو هستند. بسیاری از سازمان‌ها در واکنش به این تحولات با امید افزایش انعطاف‌پذیری، توان ارائه خدمات جدید، خلق ارزش و در نهایت تقویت عملکرد مالی، دست به اعمال تغییراتی در ساختار خود می‌زنند. روش‌های مختلفی در سازماندهی افراد و تعیین ساختار یک سازمان وجود دارد: ساختارهای وظیفه‌ای، پروژه‌ای، برمبنای محصول، جغرافیایی، ماتریسی، SBU و …. اما بکارگیری هر یک از این روش‌ها به اقتضای هر سازمان بستگی دارد.
در بسیاری از سازمان‌ها نمودار سازمانی ترسیم می‌شود و ارتباط بین واحدها و پست‌های سازمانی در آن مشخص و مدون می‌گردد. از این میان تعداد سازمان‌هایی که بصورت اقتضاء و براساس فرهنگ و فرآیندهای کاری خود اقدام به تولید و تعریف این نمودار و ساختار کرده باشند، زیاد نیست. بسیاری از آنها یا بصورت سوری اقدام به ترسیم این نمودار می‌کنند و برخی از آنان نیز که واحدها و ارتباط بین آنها را مشخص کرده‌اند
عمدتاً دچار مسائل و مشکلات بسیاری هستند. اصطحکاک و مقاومت بین واحدها، بوروکراسی بیدلیل اداری، سازمان‌های عمودی و … نمونه‌هایی از حالت دوّم هستند. و برای جلوگیری از اصطکاک و مقاومت غیر طبیعی در سطوح مختلف سازمان می‌بایست، در طراحی ساختار یک سازمان موضوعات مختلفی را مد نظر قرارداد.
در این میان سازمان‌هایی هستند که به خاطر تغییرات مختلف محیطی و درونی نیاز به باز طراحی ساختار سازمانی دارند. بازطراحی ساختار مسئله مهمی است که در آن روابط قدرت، رویه‌های تخصیص منابع، سطوح نظارت و گزارش‌دهی و مسیرهای ارتباطی دستخوش تغییر و تحول می‌شود و این تغییرات همواره با مقاومت از سوی برخی از کارکنان روبه‌رو می‌شود.
اهم فعالیت هایی که در مهندسی ساختار سازمانی انجام می‌شود به شرح زیر است:

• مرور کسب و کار و بررسی خدمات و فعالیت‌های سازمان
• بررسی ساختار سازمانی موجود یا ساختار غیر رسمی سازمان
• بررسی ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی
• بررسی ذینفعان و مخاطبان هر یک از خدمات
• تهیه ماتریس‌های مورد نیاز برای بررسی مسئولیت‌های افراد
• طراحی ساختار کلان
• تدوین چارت های تفصیلی
• تدوین قوانین و مقررات جدید
• تعیین روابط گزارش گیری و گزارش دهی
• تعیین نوع شاغل
• تعیین درجه اهمیت شاغل (حیاتی – کلیدی – محوری – لازم)
• تعیین محل استقرار مشاغل و تعیین وضعیت اشتغال
• تعیین گرید شغلی همه مشاغل
• تعیین شرایط احراز و شرح وظایف مشاغل (رشته تحصیلی– حداقل تحصیلات لازم– حداقل تجربه لازم– حداقل گرید شخصی مورد نیاز شغل)
• …