سیستم مدیریت امور حقوقی (پی داد)
اهداف سیستم مدیریت امور حقوقی
♦ دسترسی سریع به اطلاعات پرونده‌ها مثل مشخصات طرفین دعوا، آخرین وقایع پرونده، ابلاغیه‌ها و آراء پرونده.
♦ اطلاع‌رسانی به دفتر حقوقی سازمان در خصوص مواعد به‌عنوان مثال زمان جلسه رسیدگی، تاریخ آخرین مهلت رفع نقص پرونده، تاریخ آخرین مهلت تجدیدنظرخواهی، آخرین مهلت اظهارنظر در خصوص قرارداد سازمان با طرف مقابل.
♦ انتقال دانش متخصصین حقوقی سازمان به افراد کم‌تجربه، در خصوص تنظیم اوراق حقوقی مثل نوشتن لایحه‌ی دفاعیه، تنظیم دادخواست، تنظیم قرارداد، تنظیم بخش‌نامه‌های درون‌سازمانی.
چالش‌های کنونی دفاتر حقوقی
√ زمان‌بر بودن و در خصوص پرونده‌های قدیمی‌تر، گاه ناممکن بودن
√ دسترسی به محتویات پرونده‌های حقوقی در سازمان
√ کندی در فرآیند گردش کار پرونده‌های حقوقی سازمان
√ عدم حضور به‌موقع کارشناسان حقوقی در جلسات دادرسی و تحمیل
√ هزینه‌های هنگفت ناشی از آن به سازمان
√ عدم امکان تهیه آمارها و گزارش‌های حقوقی در سازمان
√ آشفتگی و بی‌نظمی در مدیریت پرونده‌های حقوقی به دلیل تعدد دعاوی در سازمان
√ اشغال فضای فیزیکی توسط پرونده‌ها در دفاتر سازمان
√ عدم تمرکز و یکپارچگی در خصوص نگهداری اطلاعات پرونده‌های حقوقی
کارکردها و ویژگی‌های اصلی سامانه جامع مدیریت امور حقوقی
√ عملکرد تحت وب و دسترسی آسان کاربران سامانه
√ وجود سطوح امنیتی جهت دسترسی به بخش‌های مختلف پرونده‌های حقوقی
√ نگهداری سوابق اقدامات روی مدارک
√ قابلیت نگهداری پیوست برای هر مدرک
√ امکان تهیه فرم‌های استاندارد چاپی جهت ارائه به مراجع رسیدگی
√ ارجاع و تغییر ارجاع توسط مدیریت
√ نگهداری سوابق هامش (پاراف)
√ پیام‌رسانی داخلی
√ اطلاع‌رسانی مواعد پرونده از طریق پیامک
√ جستجو سریع و آسان اطلاعات
√ امکان اسکن مستقیم پرونده‌ها و اسناد
√ امکان گزارش‌گیری از عملکرد اداره
عملکرد تحت وب و دسترسی آسان کاربران سامانه
پس از نصب سامانه تحت وب پی‌داد در سرور سازمان، همه کارکنان دفاتر حقوقی که دسترسی آنها تحت شبکه داخلی سازمان به سامانه باز باشد، به‌سادگی و با ورود آدرس پی‌داد در مرورگر تحت وب، به پی‌داد دسترسی خواهند داشت و می‌توانند وارد سامانه پی‌داد شوند.
سایر قابلیت‌های پی داد
ایجاد سطوح امنیتی
انواع سمت‌هایی که در پی داد قابل تعریف است شامل «مدیر حقوقی»، «کارشناس حقوقی»، «متصدی دبیرخانه»، «متصدی بایگانی» و «سرگروه حقوقی» است. در هر اداره امور حقوقی امکان گردش کارها بین کارشناسان حقوقی با مدیر و دبیرخانه وجود دارد. در صورتی که اقدامات کارشناس نیاز به تائید مدیر میانی داشته باشد، این کار با ایجاد «گروه حقوقی» ذیل «اداره امور حقوقی» انجام می‌شود. در هر اداره امور حقوقی امکان تعریف تعداد نامحدود «گروه حقوقی» وجود دارد. درصورتی‌که کارشناس در سطح گروه حقوقی، مدرکی را جهت تائید مدیریت ثبت نماید، قبل از تائید توسط مدیر حقوقی، مدرک توسط «سرگروه حقوقی» تائید می‌شود. کلیه‌ی قابلیت‌های دسترسی شامل رؤیت مدارک، رؤیت و نظارت بر اقدامات کارتابلی و مواعد، برای «سرگروه حقوقی» محدود به کارشناسان تعریف شده در گروه حقوقی است. برای «مدیر حقوقی» این محدودیت دسترسی به اداره امور حقوقی و کلیه‌ی گروه‌های حقوقی تعریف¬ شده ذیل اداره امور حقوقی می‌باشد.
بهبود فرآیندهای کسب و کار
در مطالعات مربوط به بهبود فرآیندهای کسب و کار، از رویکرد سیستمی استفاده می‌شود. با استفاده از این رویکرد، موضوعات پیچیده، راحت‌تر شناخته، سامان‌دهی و منظم می‌شوند. رویکرد سیستمی در تلاش است تا بین زیر موضوع‌های یک موضوع کلان ارتباط روشنی فراهم کند.
رویکرد سیستمی دارای ابعاد مختلفی است که عبارت است از:
1. رویکرد فرآیندی :
رویکرد فرآیندی یا فرآیند گرا به نظام مورد مطالعه به عنوان مجموعه‌ای از ورودی‌ها (نیازها)، پردازش‌ها (فرآیندها) و خروجی‌ها می‌نگرد.
علاوه بر این سه مورد، نظارت و کنترل نیز در نظر گرفته می‌شود. از مزیت‌های این رویکرد ایجاد توالی منطقی برای فرآیندها است. این توالی بر اساس ضرورت پیش‌نیازی اعم از وجودی، فرآیندی و اطلاعاتی عمل می‌کند. علاوه بر این رویکرد فرآیندی به تقدم و روابط پیش‌نیازی توجه ویژه دارد. مزیت بزرگ رویکرد فرآیندی، امکان نمایش ورودی‌ها، پردازش‌ها، خروجیی‌ها، پشتیبانی، نظارت و کنترل به صورت نموداری است. در رویکرد فرآیندی مطالعه حاضر، فرآیند اصلی در مرکز و فرآیندهای فرعی آن را در بر می‌گیرند. فرآیند اصلی به آن دسته از فرآیندها اطلاق می‌شود که بدون آنها ضرورت وجودی فرآیندهای فرعی منتفی می‌شود.
2. رویکرد سلسله مراتبی :
هرچه میزان داده‌ها در یک موضوع زیاد شود امکان شناخت، اصلاح و بازطراحی آن موضوع سختتر است و ازدیاد داده‌ها موجب پیچیدگی می‌شود. در موضـوع‌های پیچیده و بزرگ از رویکرد سلسله‌مراتبی استفاده می‌شود. در واقع به کمک سلسله مراتب می‌توان میزان ورود در جزییات را مهار کرد. برای این منظور ابتدا میزان جزییات لازم برای شناخت کلان استخراج می‌شود. سپس بر حسب نیاز، میزان جزییات افزوده می‌شود. تفاوت میزان جزییات به کمک سطح‌مندی قابل نمایش است. لازم است توجه شود که رویکرد سلسله مراتبی را می‌توان در نمودارهای فرآیندی مختلف مانند کنترل کلاسیک، سیستم‌های ساختارمند و نمودارهای جریان دیگر به کار برد
3. رویکرد اندرکنشی :
اندرکنش یا تعامل واژه‌ای است که برای نشان دادن رابطه دو سویه، تأثیر و تأثر و کنش و واکنش بین عوامل دخیل در یک موضوع به کار می‌رود. در این رویکرد به ارتباطات عوامل مختلف دخیل در موضوع و نحوه آن پرداخته می‌شود.
بهبود فرآیندهای یک سازمان یا یک کسب و کار، نقش بزرگی در نحوه ارائه خدمات نوآورانه ایفا می‌کند، به نحوی که رضایتمندی کامل ارباب رجوع را به همراه خواهد داشت. مهم‌ترین اهدافی که در بهبود فرآیندها مدنظر قرار می‌گیرد به شرح زیر است:
• همراستایی فرآیندها با اهداف و راهبردهای سازمانی
• بهبود سطح کیفیت خدمات قابل ارائه
• ارتقاء عملکرد سازمانی و بهبود کارایی
توسعه سیستم ها و روش ها
خدمات اصلی که در حوزه توسعه سیستم‌ها و روش‌ها ارائه می‌شود به شرح زیر است:
• طراحی نظام‌های مدیریتی، راهبری و نظارتی به همراه تعریف ساختار و شرح وظایف
• طرح‌های مطالعاتی در خصوص موضوعات جدیدی که پیش‌روی سازمان‌ها قرار می‌گیرد
• تهیه و گردآوری مطالب علمی جهت ارائه به مدیران
• تدوین آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و شیوه‌نامه‌ها
• طراحی و تدوین فرم‌های استاندارد و کنترل مدارک و مستندات
• پایش و اندازه‌گیری
• تحلیل داده‌ها
• …
به طور کلی در حوزه توسعه سیستم‌ها و روش‌ها انواع مشاوره در خصوص نحوه مواجهه با موضوعات جدید یا مشکلات پیش‌آمده در سازمان ارائه می‌شود.
ساختار و تشکیلات سازمانی
در بسیاری از سازمان‌ها نمودار سازمانی ترسیم می‌شود و ارتباط بین واحدها و پست‌های سازمانی در آن مشخص و مدون می‌گردد. از این میان تعداد سازمان‌هایی که بصورت اقتضاء و براساس فرهنگ و فرآیندهای کاری خود اقدام به تولید و تعریف این نمودار و ساختار کرده باشند، زیاد نیست. بسیاری از آنها یا بصورت سوری اقدام به ترسیم این نمودار می‌کنند و برخی از آنان نیز که واحدها و ارتباط بین آنها را مشخص کرده‌اند
عمدتاً دچار مسائل و مشکلات بسیاری هستند. اصطحکاک و مقاومت بین واحدها، بوروکراسی بیدلیل اداری، سازمان‌های عمودی و … نمونه‌هایی از حالت دوّم هستند. و برای جلوگیری از اصطکاک و مقاومت غیر طبیعی در سطوح مختلف سازمان می‌بایست، در طراحی ساختار یک سازمان موضوعات مختلفی را مد نظر قرارداد.
در این میان سازمان‌هایی هستند که به خاطر تغییرات مختلف محیطی و درونی نیاز به باز طراحی ساختار سازمانی دارند. بازطراحی ساختار مسئله مهمی است که در آن روابط قدرت، رویه‌های تخصیص منابع، سطوح نظارت و گزارش‌دهی و مسیرهای ارتباطی دستخوش تغییر و تحول می‌شود و این تغییرات همواره با مقاومت از سوی برخی از کارکنان روبه‌رو می‌شود.
اهم فعالیت هایی که در مهندسی ساختار سازمانی انجام می‌شود به شرح زیر است:
• مرور کسب و کار و بررسی خدمات و فعالیت‌های سازمان
• بررسی ساختار سازمانی موجود یا ساختار غیر رسمی سازمان
• بررسی ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی
• بررسی ذینفعان و مخاطبان هر یک از خدمات
• تهیه ماتریس‌های مورد نیاز برای بررسی مسئولیت‌های افراد
• طراحی ساختار کلان
• تدوین چارت های تفصیلی
• تدوین قوانین و مقررات جدید
• تعیین روابط گزارش گیری و گزارش دهی
• تعیین نوع شاغل
• تعیین درجه اهمیت شاغل (حیاتی – کلیدی – محوری – لازم)
• تعیین محل استقرار مشاغل و تعیین وضعیت اشتغال
• تعیین گرید شغلی همه مشاغل
• تعیین شرایط احراز و شرح وظایف مشاغل (رشته تحصیلی– حداقل تحصیلات لازم– حداقل تجربه لازم– حداقل گرید شخصی مورد نیاز شغل)
• …