سیستم مدیریت امور حقوقی (پی داد)

در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ، رسیدگی به امور دعاوی قضایی، شبه قضایی و غیرقضایی که ممکن است له یا علیه سازمان باشند، توسط «دفتر حقوقی» سازمان انجام می‌شود. همچنین ارائه مشاوره حقوقی جهت انعقاد قراردادها ‎وظیفه دیگر دفاتر حقوقی در سازمان است. نرم‌افزار مدیریت امور حقوقی پی‌داد، علاوه بر افزایش سرعت و دقت در رسیدگی به امور دعاوی و مشاوره‌ها در دفاتر حقوقی، کارشناسان حقوقی سازمان را از طریق نظم بخشیدن به کارها، یادآوری مواعد، انتقال دانش متخصصین حقوقی و مدیریت فرایندها یاری می‌بخشد.

♦ دسترسی سریع به اطلاعات پرونده‌ها مثل مشخصات طرفین دعوا، آخرین وقایع پرونده، ابلاغیه‌ها و آراء پرونده.

 اطلاع‌رسانی به دفتر حقوقی سازمان در خصوص مواعد به‌عنوان مثال زمان جلسه رسیدگی، تاریخ آخرین مهلت رفع نقص پرونده، تاریخ آخرین مهلت تجدیدنظرخواهی، آخرین مهلت اظهارنظر در خصوص قرارداد سازمان با طرف مقابل.

 انتقال دانش متخصصین حقوقی سازمان به افراد کم‌تجربه، در خصوص تنظیم اوراق حقوقی مثل نوشتن لایحه‌ی دفاعیه، تنظیم دادخواست، تنظیم قرارداد، تنظیم بخش‌نامه‌های درون‌سازمانی.

اهداف سیستم مدیریت امور حقوقی

کارکردها و ویژگی‌های اصلی سامانه جامع مدیریت امور حقوقی

√ عملکرد تحت وب و دسترسی آسان کاربران سامانه
√ وجود سطوح امنیتی جهت دسترسی به بخش‌های مختلف پرونده‌های حقوقی
√ نگهداری سوابق اقدامات روی مدارک
√ قابلیت نگهداری پیوست برای هر مدرک
√ امکان تهیه فرم‌های استاندارد چاپی جهت ارائه به مراجع رسیدگی
√ ارجاع و تغییر ارجاع توسط مدیریت
√ نگهداری سوابق هامش (پاراف)
√ پیام‌رسانی داخلی
√ اطلاع‌رسانی مواعد پرونده از طریق پیامک
√ جستجو سریع و آسان اطلاعات
√ امکان اسکن مستقیم پرونده‌ها و اسناد
√ امکان گزارش‌گیری از عملکرد اداره

چالش‌های کنونی دفاتر حقوقی

√ زمان‌بر بودن و در خصوص پرونده‌های قدیمی‌تر، گاه ناممکن بودن
√ دسترسی به محتویات پرونده‌های حقوقی در سازمان
√ کندی در فرآیند گردش کار پرونده‌های حقوقی سازمان
√ عدم حضور به‌موقع کارشناسان حقوقی در جلسات دادرسی و تحمیل
√ هزینه‌های هنگفت ناشی از آن به سازمان
√ عدم امکان تهیه آمارها و گزارش‌های حقوقی در سازمان
√ آشفتگی و بی‌نظمی در مدیریت پرونده‌های حقوقی به دلیل تعدد دعاوی در سازمان
√ اشغال فضای فیزیکی توسط پرونده‌ها در دفاتر سازمان
√ عدم تمرکز و یکپارچگی در خصوص نگهداری اطلاعات پرونده‌های حقوقی

عملکرد تحت وب و دسترسی آسان کاربران سامانه

پس از نصب سامانه تحت وب پی‌داد در سرور سازمان، همه کارکنان دفاتر حقوقی که دسترسی آن‌ها تحت شبکه داخلی سازمان به سامانه باز باشد، به‌سادگی و با ورود آدرس پی‌داد در مرورگر تحت وب، به پی‌داد دسترسی خواهند داشت و می‌توانند وارد سامانه پی‌داد شوند.
ایجاد سطوح امنیتی انواع سمت‌هایی که در پی داد قابل تعریف است شامل «مدیر حقوقی»، «کارشناس حقوقی»، «متصدی دبیرخانه»، «متصدی بایگانی» و «سرگروه حقوقی» است. در هر اداره امور حقوقی امکان گردش کارها بین کارشناسان حقوقی با مدیر و دبیرخانه وجود دارد. در صورتی که اقدامات کارشناس نیاز به تائید مدیر میانی داشته باشد، این کار با ایجاد «گروه حقوقی» ذیل «اداره امور حقوقی» انجام می‌شود. در هر اداره امور حقوقی امکان تعریف تعداد نامحدود «گروه حقوقی» وجود دارد. درصورتی‌که کارشناس در سطح گروه حقوقی، مدرکی را جهت تائید مدیریت ثبت نماید، قبل از تائید توسط مدیر حقوقی، مدرک توسط «سرگروه حقوقی» تائید می‌شود. کلیه‌ی قابلیت‌های دسترسی شامل رؤیت مدارک، رؤیت و نظارت بر اقدامات کارتابلی و مواعد، برای «سرگروه حقوقی» محدود به کارشناسان تعریف شده در گروه حقوقی است. برای «مدیر حقوقی» این محدودیت دسترسی به اداره امور حقوقی و کلیه‌ی گروه‌های حقوقی تعریف¬ شده ذیل اداره امور حقوقی می‌باشد.

حین گردش مدارک بین مدیر، کارشناس، سرگروه و متصدی دبیرخانه‌ی پی داد، سابقه‌ی کلیه‌ی کاربرانی که روی مدرک اقدام کرده‌اند، شامل نام کاربر، زمان تغییر وضعیت و جزئیات تغییر وضعیت ایجاد شده (شامل وضعیت قدیم و جدید) نگهداری می‌شود. از این رو کلیه‌ی کاربران سامانه پی داد باید نسبت تعیین رمز‌های کاربری امن و عدم افشای رمز کاربری، دقت لازم را داشته باشند؛ زیرا نسبت به سوابقی که با نام کاربری آن‌ها روی مدارک موجود در سامانه ایجاد شده، مسئول خواهند بود.

در مطالعات مربوط به بهبود فرآیندهای کسب و کار‏، از رويكرد سيستمی استفاده می‌شود. با استفاده از اين رويكرد، موضوعات پيچيده، راحت‌تر شناخته، سامان‌دهی و منظم می‌شوند. رويكرد سيستمی در تلاش است تا بين زیر موضوع‌های يك موضوع کلان ارتباط روشنی فراهم كند.
رويكرد سيستمی دارای ابعاد مختلفی است كه عبارت است از:

1. رویكرد فرآيندی :

رویكرد فرآيندی یا فرآیند گرا به‌ نظام مورد مطالعه به عنوان مجموعه‌ای از ورودی‌ها (نيازها)، پردازش‌ها (فرآيندها) و خروجی‌ها می‌نگرد.
علاوه‌ بر اين سه مورد، نظارت و كنترل نیز در نظر گرفته می‌شود. از مزيت‌هاي اين رويكرد ايجاد توالی منطقی برای فرآيندها است. اين توالی بر اساس ضرورت پيش‌نيازی اعم از وجودی، فرآيندی و اطلاعاتی عمل می‌کند. علاوه بر این رويكرد فرآیندی به تقدم و روابط پيش‌نيازی توجه ويژه دارد. مزيت بزرگ رويكرد فرآيندی، امكان نمايش ورودی‌ها، پردازش‌ها، خروجيی‌ها، پشتيبانی، نظارت و كنترل به صورت نموداری است. در رويكرد فرآيندی مطالعه حاضر، فرآيند اصلی در مركز و فرآيندهای فرعی آن‌ را در بر می‌گيرند. فرآيند اصلی به آن دسته از فرآيندها اطلاق می‌شود كه بدون آن‌ها ضرورت وجودی فرآيندهای فرعی منتفی می‌شود.

2. رويكرد سلسله‌ مراتبی :

هرچه ميزان داده‌ها در يک موضوع زياد شود امكان شناخت، اصلاح و بازطراحي آن موضوع سخت‏تر است و ازدیاد داده‌ها موجب پیچیدگی می‌شود. در موضـوع‌های پيچيده و بزرگ از رويكرد سلسله‌مراتبی استفاده می‌شود. در واقع به كمك سلسله‌ مراتب می‌توان ميزان ورود در جزييات را مهار كرد. برای اين منظور ابتدا ميزان جزييات لازم برای شناخت كلان استخراج می‌شود. سپس بر حسب نياز‏، ميزان جزييات افزوده‌ می‌شود. تفاوت ميزان جزييات به كمك سطح‌مندی قابل‌ نمایش است. لازم است توجه شود كه رويكرد سلسله‌ مراتبی را می‌توان در نمودارهای فرآيندی مختلف مانند كنترل كلاسيك، سيستم‌های ساختارمند و نمودارهاي جريان ديگر به كار برد

3. رويكرد اندركنشی :
اندركنش يا تعامل واژه‌ای است كه براي نشان دادن رابطه دو سويه، تأثير و تأثر و كنش و واكنش بين عوامل دخیل در يك موضوع به كار می‌رود. در این رویکرد به ارتباطات عوامل مختلف دخیل در موضوع و نحوه آن پرداخته می‌شود.

بهبود فرآیندهای یک سازمان یا یک کسب و کار، نقش بزرگی در نحوه ارائه خدمات نوآورانه ایفا می‌کند، به نحوی که رضایتمندی کامل ارباب رجوع را به همراه خواهد داشت. مهم‌ترین اهدافی که در بهبود فرآیندها مدنظر قرار می‌گیرد به شرح زیر است:
همراستایی فرآیندها با اهداف و راهبردهای سازمانی
بهبود سطح کیفیت خدمات قابل ارائه
ارتقاء عملکرد سازمانی و بهبود کارایی

توسعه سیستم ها و روش ها

خدمات اصلی که در حوزه توسعه سیستم‌ها و روش‌ها ارائه می‌شود به شرح زیر است:
• طراحی نظام‌های مدیریتی، راهبری و نظارتی به همراه تعریف ساختار و شرح وظایف
• طرح‌های مطالعاتی در خصوص موضوعات جدیدی که پیش‌روی سازمان‌ها قرار می‌گیرد
• تهیه و گردآوری مطالب علمی جهت ارائه به مدیران
• تدوین آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و شیوه‌نامه‌ها
• طراحی و تدوین فرم‌های استاندارد و کنترل مدارک و مستندات
• پایش و اندازه‌گیری
• تحلیل داده‌ها
• …
به طور کلی در حوزه توسعه سیستم‌ها و روش‌ها انواع مشاوره در خصوص نحوه مواجهه با موضوعات جدید یا مشکلات پیش‌آمده در سازمان ارائه می‌شود.

ساختار و تشکیلات سازمانی​
در سطوح مختلف سازمان، افرادی که عهده‌دار مسئولیت و وظایف تعریف‌شده‌ای هستند، می‌بایست جایگاه مشخصی داشته باشند و نحوه ارتباطشان با سایر افراد سازمان معین باشد. به این کار سازماندهی نیز گفته می‌شود. یک مدیر می‌بایست با شناخت درست از فضا و فرهنگ سازمان، منابع انسانی آن سازمان را به درستی سازماندهی نماید تا افراد به سمت اهداف آن سازمان حرکت نمایند. تمامی سازمان‌ها صرف‌نظر از اندازه‌شان با چالش‌ فشارهای ناشی از تحولات اقتصادی، شرایط پویای بازار و ترجیحات متغیر مشتریان و همچنین نوآوری‎های نوظهور در حوزه فناوری‌های دیجیتال روبه‌رو هستند. بسیاری از سازمان‌ها در واکنش به این تحولات با امید افزایش انعطاف‌پذیری، توان ارائه خدمات جدید، خلق ارزش و در نهایت تقویت عملکرد مالی، دست به اعمال تغییراتی در ساختار خود می‌زنند. روش‌های مختلفی در سازماندهی افراد و تعیین ساختار یک سازمان وجود دارد: ساختارهای وظیفه‌ای، پروژه‌ای، برمبنای محصول، جغرافیایی، ماتریسی، SBU و …. اما بکارگیری هر یک از این روش‌ها به اقتضای هر سازمان بستگی دارد.
در بسیاری از سازمان‌ها نمودار سازمانی ترسیم می‌شود و ارتباط بین واحدها و پست‌های سازمانی در آن مشخص و مدون می‌گردد. از این میان تعداد سازمان‌هایی که بصورت اقتضاء و براساس فرهنگ و فرآیندهای کاری خود اقدام به تولید و تعریف این نمودار و ساختار کرده باشند، زیاد نیست. بسیاری از آنها یا بصورت سوری اقدام به ترسیم این نمودار می‌کنند و برخی از آنان نیز که واحدها و ارتباط بین آنها را مشخص کرده‌اند
عمدتاً دچار مسائل و مشکلات بسیاری هستند. اصطحکاک و مقاومت بین واحدها، بوروکراسی بیدلیل اداری، سازمان‌های عمودی و … نمونه‌هایی از حالت دوّم هستند. و برای جلوگیری از اصطکاک و مقاومت غیر طبیعی در سطوح مختلف سازمان می‌بایست، در طراحی ساختار یک سازمان موضوعات مختلفی را مد نظر قرارداد.
در این میان سازمان‌هایی هستند که به خاطر تغییرات مختلف محیطی و درونی نیاز به باز طراحی ساختار سازمانی دارند. بازطراحی ساختار مسئله مهمی است که در آن روابط قدرت، رویه‌های تخصیص منابع، سطوح نظارت و گزارش‌دهی و مسیرهای ارتباطی دستخوش تغییر و تحول می‌شود و این تغییرات همواره با مقاومت از سوی برخی از کارکنان روبه‌رو می‌شود.
اهم فعالیت هایی که در مهندسی ساختار سازمانی انجام می‌شود به شرح زیر است:

مرور کسب و کار و بررسی خدمات و فعالیت‌های سازمان
بررسی ساختار سازمانی موجود یا ساختار غیر رسمی سازمان
بررسی ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی
بررسی ذینفعان و مخاطبان هر یک از خدمات
تهیه ماتریس‌های مورد نیاز برای بررسی مسئولیت‌های افراد
طراحی ساختار کلان
تدوین چارت های تفصیلی
تدوین قوانین و مقررات جدید
تعیین روابط گزارش گیری و گزارش دهی
تعیین نوع شاغل
تعیین درجه اهمیت شاغل (حیاتی – کلیدی – محوری – لازم)
تعیین محل استقرار مشاغل و تعیین وضعیت اشتغال
تعیین گرید شغلی همه مشاغل
تعیین شرایط احراز و شرح وظایف مشاغل (رشته تحصیلی– حداقل تحصیلات لازم– حداقل تجربه لازم– حداقل گرید شخصی مورد نیاز شغل)
• …

هرگاه به هر دلیلی طی گردش یک فرم بین سمت‌های مختلف موجود در سامانه‌ی پی داد، برگشت به کاربر قبلی انجام شود، سابقه‌ی علت برگشت در سامانه‌ی پی داد نگهداری می‌شود تا در مراجعات بعدی اطلاع دقیقی از علل برگشت و روند گردش مدرک در واحد حقوقی به دست آید.
امکان ارسال پیام به صورت مجزا یا تحت یک پرونده‌ی حقوقی، به یک کارشناس، دسته‌ای از کارشناسان و یا کلیه‌ی کارشناسان یک واحد حقوقی در سامانه‌ی پی داد گنجانده شده است. همچنین این امکان وجود دارد که دسته‌ای از کاربران سامانه تحت یک نام مشخص به عنوان یک گروه معرفی شوند تا از نام آن گروه برای ارسال پیام به کلیه‌ی کاربران عضو گروه، استفاده شود.