مطابق با تبصره ۳ ماده ۸ شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک سردفتر اسناد رسمی، سردفتران دفاتر اسناد رسمی مکلف‌اند نسخه الکترونیک اسنادی که به نحو الکترونیک به ثبت رسیده را از سامانه دریافت، و به صورت مناسب در محل دفترخانه ذخیره و نگهداری نمایند. بر همین اساس سامانه مدیریت اسناد رسمی فراد امکان ذخیره نسخه الکترونیک سند را در یک محیط امن برای کاربران فراهم می‌کند.